Zeendoc est le premier outil de gestion électronique de documents des PME et petites collectivités.
Créer sa base documentaire avec Zeendoc :
Zeendoc propose aux PME-TPE une solution de gestion électronique de documents 100 % cloud, outil réservé jusqu’à présent aux grands comptes. Zeendoc lance une solution de GED 100 % cloud à destination des TPE-PME La solution Zeendoc repose sur une approche de classement et recherche dites “dynamique” permettant de réduire le temps passé à la recherche d’information, et de satisfaire les besoins de recherche de tous les employés tout en conservant une base documentaire unique pour l’entreprise. La solution permet également de bénéficier de tous les avantages liés au Cloud : Une grande simplicité d’utilisation et d’adoption Une accessibilité 24/24 depuis n’importe quel poste de travail Une sécurisation des données garantissant la pérennité de la base documentaire de l’entreprise Zeendoc est conçue pour être utilisée par l’ensemble des acteurs de l’entreprise et être facilement intégrée dans le portefeuille applicatifs d’un revendeur informatique. Par ailleurs, pour répondre aux besoins des entreprises qui produisent des documents dont la valeur est critique, Zeendoc a finalisé un partenariat avec CDC Arkhinéo filiale de la Caisse des Dépôts. Les clients de Zeendoc peuvent de ce fait archiver une copie à valeur probante de leurs archives au sein du coffre-fort électronique de la Caisse des Dépôts. Des offres modulaires sont disponibles sur demande en fonction de l’augmentation du volume de données et du nombre d’utilisateurs.
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Zeendoc : les fonctionnalités
Capturer
Dépôt en un clic. Avec Zeendoc, quel que soit la source ou le format de votre document, un clic suffit pour le déposer sur votre mémoire documentaire. Une seule base documentaire. Sur Zeendoc, votre base documentaire est homogène : Email, fichiers informatiques, documents papiers sont consultables et recherchables sous un format standard (flash ou pdf) rendant la recherche d’information rapide et efficace. L’original du document est stocké en sécurité et récupérable à tout moment dans sa version initiale. Dématérialiser vos archives papier. Numériser une base d’archives, c’est plus compliqué que de simplement passer des feuilles dans un scanner? Quels documents numériser? Comment les classer? Comment s’organiser pour ne pas perturber l’activité de l’entreprise? Notre expérience de la numérisation et de la valorisation documentaire nous permettent de vous proposer un Plan de Reprise de l’Existant adapté à vos besoins et supporté par notre réseau de partenaires. Ces derniers sont équipés pour dématérialiser votre base documentaire rapidement mais surtout intelligemment, c’est à dire en indexant vos documents pour qu’ils soient ensuite rapidement retrouvables et s’intègrent parfaitement avec votre base documentaire globale Zeendoc.
Rechercher
Zeendoc innove avec la recherche dynamique. Le classement et la recherche dynamique pour les PME. Grâce à son système unique de classement et recherche dynamique, Zeendoc vous permet de répondre à l’ensemble des besoins de recherche d’information de l’entreprise : finance, commercial, RH… et ainsi de conserver votre mémoire documentaire intacte et utilisée par tous. Grâce à son outil de traitement dynamique des documents, Zeendoc renseigne automatiquement la majeure partie des informations qui qualifient votre document. Cet outil innovant et unique permet à Zeendoc d’utiliser un classement dit « par étiquette » des documents et de se libérer des limitations du classement par dossier. La recherche plein texte. E-mail, papier, documents électronique, contenu web… Zeendoc vous permet aussi de rechercher un ou plusieurs mots dans le texte de vos documents. Vous pouvez même prévisualiser le contexte dans lequel se trouve le mot recherché dans le document, sans avoir à l’ouvrir.
Echanger
Zeendoc vous permet d’échanger, distribuer, diffuser vos documents. Un outil collaboratif. La mémoire de votre entreprise doit être dynamique pour être efficace. Zeendoc vous permet d’échanger, distribuer, diffuser vos documents, tant au sein de votre entreprise qu’avec vos contacts externes, clients, fournisseurs, partenaires… Une gestion des droits structurée. Zeendoc c’est également une gestion de droits d’accès et d’administration vous permettant d’échanger, distribuer et partager les documents les plus confidentiels en toute tranquillité : fiches de paie, contrats, factures… Notre outil d’administration offre notamment une très grande granularité dans la gestion des droits d’accès: celle-ci peut être structurée en fonction des données d’index des documents, du profil de l’utilisateur, du niveau d’accès aux fonctionnalités… Un accès à distance. Zeendoc vous permet également d’accéder à votre mémoire documentaire d’où vous voulez. Muni de votre adresse e-mail et de votre mot de passe, vous consultez et déposez des documents sur votre espace Zeendoc à partir d’un ordinateur, d’un Smartphone ou d’une tablette, au bureau, chez vous ou chez votre client.
Sécuriser
Nous garantissons la sécurité et la pérennité de vos informations. Votre mémoire documentaire contient des données critiques qui, tout en répondant aux besoins de disponibilité et de mobilité de certains, doivent être totalement sécurisées et confidentielles. Ce double impératif est la raison d’être de notre infrastructure d’archivage qui combine l’expérience de nos expertes techniques (notre équipe inclus des experts en sécurité venant d’entreprise tels qu’EADS et Steria) aux technologies les plus avancées pour vous fournir une garantie maximale et en constante adaptation à l’univers évolutif du SaaS.
La garantie sécurité :
* Les documents que vous déposez sur Zeendoc sont cryptés dès leur départ de votre ordinateur ou Smartphone jusqu’à leur stockage. Nous utilisons le système de cryptage Advanced Encryption Standard (AES), adopté par les agences gouvernementales américaines pour sécuriser leurs données sensibles, et qui donne à chaque client une clé de cryptage unique. * Vos données sont stockées en France, en trois exemplaires sur trois sites distants au sein de trois data centers sécurisés de niveau III en haute disponibilité. * Un contrôle d’empreinte MD5 est effectué régulièrement sur les documents afin de vérifier leur intégrité.
La garantie pérennité :
* Déposés électroniquement sur nos data centers, vos documents sont à l’abri du vol, du feu, des inondations et de la dégradation du temps. * De plus, pour chaque document que vous déposez sur Zeendoc, une copie au format pdf/a est créée, vous garantissant que, même si vous ne disposez plus du logiciel générateur du document original, vous pourrez toujours avoir accès au contenu du document, demain ou dans plusieurs années. Grâce à Zeendoc, vos documents conserveront leur état d’origine pour toujours. L’archivage à valeur probante avec CDC Arkhineo. Pour les entreprises souhaitant déposer des documents sur Zeendoc et leur conserver leur valeur probante, une option d’archivage « CDC Arkhineo » est disponible et permet de déposer une copie supplémentaire du document original au sein du coffre-fort normé NZ 42-013 de la Caisse des Dépôts et Consignation « Arkhineo ».
Zeendoc – Sages Informatique
