Archivage numérique

L’archivage numérique

Le développement des technologies de l’information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d’informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d”originaux numériques.

C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Il s’inscrit dans une gestion “efficiente” de la gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration. Leur perte constituerait à la fois un risque juridique et un risque majeur pour la continuité des activités. La notion d’« archivage électronique » renvoie par conséquent à celle de « gouvernance des données numériques ».

Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d’une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. On rencontre également des difficultés à identifier la version validée d’un document et à avoir accès à l’information pertinente, nécessaire à la prise de décision. D’autre part, le support et le contenu de l’information ne sont plus indissociables, ce qui entraîne des conséquences majeures. En effet, l’affichage d’une information numérique est le résultat d’une harmonie entre systèmes logiciels, systèmes matériels, systèmes d’exploitation et périphériques. lls sont tous soumis à des rythmes différents et de plus en plus rapides qui entraînent un risque d’obsolescence technologique. Des stratégies de pérennisation, étayées par les nombreuses normes existantes dans le domaine, doivent par conséquent être anticipées et mises en œuvre, dès lors que les durées de conservation sont supérieures à un délai de 10 ans.

L’archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents.

Il s’agit d’une fonction multi-facettes qui fait appel à différents domaines entrant dans les schémas directeurs informatiques des organisations tels que :

la gestion et la recherche documentaires (GED, bases de connaissance, moteurs de recherche, sémantique basée sur des référentiels, thesausus, ontologies…),
la preuve et la sécurité (empreintes, signature électronique, horodatage, gestion du cycle de vie de l’information, gestion des droits d’accès, gestion des traces), l’interopérabilité (entre systèmes basés sur des protocoles de communication et des formats d’échanges),
les infrastructures de stockage,
le choix d’outils très pointus ciblés sur la conservation sur le long terme du numérique (outils d’identification et de conversion de formats, veille technologique sur les supports et les formats de données, plans de migrations des supports, des formats).
Les compétences requises pour aborder ce domaine sont, par conséquent, multiples, raison pour laquelle la vision globale de ce qu’est un système d’archivage électronique est encore trop peu partagée.

Le cadre juridique

Cadre de confiance de l’administration électronique

Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique, modifiant le Code civil.

Décret n°2001-272 du 30 mars 2001, pris pour l’application de la loi du 13 mars 2000, détaille les modalités de mise en place de la signature électronique.

Décrets n°2005-972 et n°2005-973 en date du 10 août 2005 relatifs aux actes authentiques des notaires et des huissiers.

Ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives (ratifiée par l’article 138 I de la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009).

Décret 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support informatique.

Décret n°2010-112 du 2 février 2010 pris pour l’application des articles 9, 10 et 12 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives.

Arrêté du 21 juin 2011 relatif à la signature électronique ou numérique en matière pénale, modifiant le code de procédure pénale.

Cadre juridique de l’archivage

Le cadre juridique de l’archivage repose sur le code du Patrimoine (partie législative et partie réglementaire) portant sur la définition et justification des archives, le réseau des archives de l’État, l’exercice du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques, les modalités de collaboration entre les services producteurs et les services d’archives, les versements dans les services publics d’archives, l’accès aux archives et régime de communication des archives, les sanctions pénales.

Par ailleurs, le décret n° 2012-479 du 12 avril 2012 a créé auprès du Premier ministre deux instances pleinement articulées : le délégué et le comité interministériel aux archives de France dont le directeur, chargé des Archives de France assure le secrétariat. Voir la présentation du DIAF et du CIAF : http://www.gouvernement.fr/gouvernement/le-delegue-et-le-comite-interministeriel-aux-archives-de-france

Protection des données personnelles et archivage

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés L’article 6 de la loi précise : « […], un traitement ultérieur de données à des fins statistiques ou à des fins de recherche scientifique ou historique est considéré comme compatible avec les finalités initiales de la collecte des données ».

Parallèlement, le code du patrimoine (livre II sur les archives) fait strictement référence à cette possibilité offerte par la loi « CNIL ». L’article L 212-3 du code indique : « Lorsque les archives publiques comportant des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l’objet, à l’expiration de la durée prévue au 5° de l’article 6 de ladite loi, d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées. Les catégories de données destinées à l’élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui a produit ou reçu ces données et l’administration des archives. »